Tietosuojaseloste

Päivitetty 31.3.2021.

FinFami Etelä-Pohjanmaa ry:n tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

FinFami Etelä-Pohjanmaa ry

Huhtalantie 2

60220 Seinäjoki

p. 050 348 3676

[email protected]

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Toiminnanjohtaja Marjo Takkunen

p. 050 348 3676

[email protected]

3. Rekisterin nimi

FinFami Etelä-Pohjanmaa ry: henkilörekisteri.

4. Rekisteröidyt

Jäsenlista sisältää jäseneksi ilmoittautuneiden /jäsenmaksun maksaneiden henkilöiden tai yhteisöjen yhteystiedot.

Vapaaehtois- ja luottamushenkilöiden listat sisältävät henkilön yhdistykselle luovuttamat tiedot yhteydenpitoa ja mahdollisten korvausten maksamista varten.

Ilmoittautumislistat ovat väliaikaisia rekisterejä, joissa tiedot kerätään tietyn tapahtuman osanottajalistalle.

Tuki- ja neuvontapalveluihin hakeutuvan tai yhteydenottoa pyytävän asiakkaan ilmoittamat tiedot, vain tarkoitusta varten ohjattuna.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen perusteina henkilörekisterissä on:

• oikeutettu etu

• sopimus

• lakiin perustuvat velvoitteet

• rekisteröidyn antama suostumus.

Oikeutettu etu ja sopimus syntyvät tilanteissa, joissa rekisteröity ilmoittautuu ja sitoutuu mukaan jäsenyyteen, vapaaehtoistoimintaan tai tulee valituksi johonkin luottamustehtävään. Tuki- ja neuvontapalveluissa asiakkaan tuki- ja neuvontapalveluiden varausten hallinta ja toteuttaminen.

Lakiin perustuva velvoite on yhdistyslain mukainen jäsenlistan pitovelvoite, sekä kirjanpitolain mukainen henkilötietojen käsittely matka- ja kulukorvausasioissa. Rekisteröityjen terveydentilan tai muiden arkaluontoisten tietojen kerääminen ja muu käsittely tehdään ainoastaan rekisteröityjen suostumuksella erikseen sovittavaa tarkoitusta varten. Myös otettujen valokuvien julkaiseminen tehdään vain rekisteröityjen suostumuksella.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on huolehtia tarvittavasta yhteydenpidosta; yhdistyksen toiminnan suunnittelusta, organisoinnista, toteutuksesta ja kehittämisestä; yhdistyksen hallinnosta sekä vapaaehtois- ja luottamustoimiin liittyvästä tiedottamisesta ja maksuliikenteestä.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Tietoja kerätään perusteen mukaisesti ja vain tarpeellisilta osin. Käsiteltäviä tietoja voivat olla rekisteröidyn nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, ruokavaliotieto, valokuva, kuvauslupa, tehtävänimike, taustayhdistys, tiedot käydyistä vapaaehtoistoimintaan liittyvistä koulutuksista ja osallistumisesta yhdistyksen vapaaehtoistoimintaan.

Matka- ja kulukorvauksia sekä muuta maksuliikennettä varten voidaan kerätä edellä mainittujen tietojen lisäksi henkilötunnus ja pankkitilin tiedot.

Vapaaehtoistoiminnassa ja tuki- tai neuvontapalveluissa kerätään vain rekisteröityjen suostumuksella sellaisia elämäntilanteeseen ja terveydentilaan liittyviä henkilötietoja, jotka rekisteröity on itse nähnyt tarpeelliseksi antaa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Kaikki rekisteriin lisättävät tiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä itseltään.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Jäsenlistasta luovutetaan tietoja FinFami ry:lle (keskusliittoon) Labyrintti-lehden tilaajarekisteriin.

FinFami Etelä-Pohjanmaa ry:n henkilörekisteri on henkilökunnan yhteinen, kunkin työntekijän toimenkuvan mukaisesti. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Tietoja käsitellään vain asiakassuhteeseen liittyvinä, eikä erikseen ilmoittamatonta tietoa kerätä.

Muissa tapauksissa yhdistys voi luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille vain lakiin perustuen tai mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.

Kaiken toiminnan, kuten asiakaskontaktien, ryhmien ja tapahtumien, sekä niihin osallistujien määrät tilastoidaan vuosittain järjestelmään tallentuvien tunnisteettomien tietojen perusteella ja raportoidaan rahoittajalle, Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskukselle (STEA).

Tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten tietoa voidaan luovuttaa edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

Tietoja ei luovuteta EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus ja käsittelijät

• Manuaalinen aineisto

Aineistot säilytetään lukitussa tilassa ja kaapissa, johon on pääsy vain henkilökunnan jäsenillä. Valvontavastuu aineistosta sen ylläpitäjällä.

• Sähköisesti tallennetut tiedot

Aineistot säilytetään verkkoasemalla, johon on pääsy vain työntekijöiden tietokoneella. Laite ja/tai tietokoneaineisto on suojattu salasanalla ja suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Varmuuskopiointi paikallisesti ja suojattuna. Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu henkilökunta on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Vapaaehtoistoimijoiden henkilötietoja säilytetään pääasiassa niin kauan kuin he ovat mukana toiminnassa. Luottamushenkilöiden tiedot säilytetään heidän toimikautensa ajan. Yhdistyksen pöytäkirjoihin kirjatut tiedot säilytetään pysyvästi. Matka- ja kulukorvausasioihin liittyvät tiedot säilytetään tositeaineistossa kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta.

Rekisteröityjen suostumukseen perustuvia henkilötietoja käsitellään henkilötietojen keräämisen yhteydessä sovitun ajanjakson ajan tai kunnes rekisteröity ei enää ole mukana toiminnassa tai hän peruuttaa antamansa suostumuksen.

Asiakaskontakteissa kerätyt tiedot, joita ovat verkkoajanvarauksessa muodostuneet yhteystiedot ja henkilökunnan tekemät muistiinpanot tapaamisista, hävitetään asiakaskontaktin päätyttyä, aina viimeistään kalenterivuoden lopulla. Tapahtumien osallistumistietoja säilytetään vain tarpeellinen aika.

11. Tietojen käsittelijät

Tietojen käsittelijöitä ovat FinFami Etelä-Pohjanmaa ry:n työntekijät ja yhdistyksen hallitus. Matka- ja kululaskujen osalta tietoja välitetään myös tilitoimistomme käsiteltäväksi.

Saatamme lisäksi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain jollekin muulle kolmannelle osapuolelle (kuten IT-tuki), jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittely ei sisällä profilointia tai automaattista päätöksentekoa.

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

• Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

• Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.

• Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.

• Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.

• Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta ja rekisteriä koskevat yhteydenotot ja tietopyynnöt tulee esittää kirjallisesti ja henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Voimme luovuttaa rekisteristä henkilötietoja ainoastaan rekisteröidyille, joiden henkilöllisyydestä voimme varmistua.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten jäsentiedotteessa tai internet -sivuillamme tiedottaen.

Tietoa evästeistä

Jotta tämä sivusto toimisi mahdollisimman hyvin, se tallentaa aika ajoin laitteellesi pieniä datatiedostoja, joita kutsutaan evästeiksi (cookies). Tämä on yleinen käytäntö useimmissa verkkosivustoissa.

Mitä ovat evästeet?

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkosivusto tallentaa tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi, kun käyt sivustolla. Evästeet tallentavat tietoa laitteesi käytöstä ja käyttötavoista.

Miten evästeitä käytetään?

Tällä sivustolla käytetään Google-yhtiön Google Analytics -raportointipalvelua. Se käyttää evästeitä, jotka ovat käytännössä tietokoneelle sijoitettuja tekstitiedostoja. Niiden avulla saadaan tietoa siitä, miten sivustoa käytetään. Evästeen tuottamat tiedot (ml. IP-osoite) välitetään ja tallennetaan Googlen palvelimille. Tietojen avulla Google analysoi, miten käyttäjä sivustoa käyttää. Se laatii eri toiminnoista raportteja verkkosivuston operaattoreille ja tarjoaa myös muita sivuston toimintoihin ja internetin käyttöön liittyviä palveluja.

Google voi myös siirtää nämä tiedot ulkopuoliselle toimijalle, jos laki näin vaatii tai jos joku ulkopuolinen toimija käsittelee tietoja Googlen puolesta. Google ei yhdistä käyttäjän IP-osoitetta mihinkään muihin sen hallussa oleviin tietoihin.
Käyttäjä voi kieltäytyä evästeiden käytöstä tekemällä tätä koskevat valinnat omalla selaimellaan. Kannattaa kuitenkin ottaa huomioon, että tällöin kaikki verkkosivuston toiminnot eivät ole käytettävissä. Käyttäessään tätä verkkosivustoa käyttäjä suostuu siihen, että Google käsittelee hänen tietojaan edellä mainittuihin tarkoituksiin ja mainituilla tavoilla.

Kuinka voit hallita evästeitä?

Voit hallita ja/tai poistaa evästeitä vapaasti. Ohjeita löytyy osoitteesta AllAboutCookies.org. Voit poistaa kaikki tietokoneellasi olevat evästeet, ja useimmat selaimet voi asettaa torjumaan ne kokonaan. Muista kuitenkin, että jos torjut evästeet, joudut määrittämään tietyt asetukset aina uudestaan sivustolle palatessasi. Saattaa myös olla, että et voi käyttää joitakin sivustolla olevia palveluja ja toimintoja.

Pin It on Pinterest